چگونه از قابلیت گروه‌بندی و طرح‌بندی در اکسل استفاده کنیم؟

سلام! به‌عنوان یک تامین‌کننده دفتر، من از نزدیک متوجه شده‌ام که چقدر مهم است که از ابزارهای نرم‌افزاری خود استفاده کنید، مخصوصاً وقتی صحبت از اکسل می‌شود. یکی از کم استفاده ترین و در عین حال فوق العاده قدرتمندترین ویژگی ها در اکسل، ویژگی Group و Outline است. در این وبلاگ، من به شما نشان خواهم داد که چگونه از آن به نفع خود استفاده کنید.

ویژگی های گروه و طرح کلی چیست؟

اول از همه، بیایید بفهمیم این ویژگی ها چیست. ویژگی Group در اکسل به شما امکان می دهد ردیف ها یا ستون ها را با هم گروه بندی کنید. هنگامی که مجموعه داده بزرگی با سطوح مختلف سلسله مراتب داده دارید، بسیار مفید است. به عنوان مثال، ممکن است یک گزارش فروش داشته باشید که در آن ارقام فروش جداگانه برای هر ماه (ردیف) را در زیر هر سه ماهه (گروه سطح بالاتر) گروه بندی کنید.

ویژگی Outline مبتنی بر ویژگی Group است. این یک ساختار بصری برای داده های گروه بندی شده شما با دکمه های گسترش و جمع کردن ایجاد می کند. می‌توانید به سرعت بخش‌هایی از داده‌های خود را گسترش یا جمع کنید تا روی اطلاعات مورد نیاز خود تمرکز کنید. این برای ارائه ها یا زمانی که با یک صفحه گسترده طولانی سروکار دارید که پیمایش آن دشوار است عالی است.

گروه بندی ردیف ها

بیایید با گروه بندی ردیف ها شروع کنیم. فرض کنید در حال کار بر روی صفحه گسترده بودجه برای یک پروژه هستید. شما دسته بندی هزینه های مختلفی مانند حقوق، تجهیزات و لوازم دارید و هر دسته دارای چندین خط است.

1. ردیف ها را انتخاب کنید: ابتدا ردیف هایی را که می خواهید گروه بندی کنید انتخاب کنید. برای مثال، اگر می‌خواهید تمام ردیف‌های مربوط به هزینه‌های تجهیزات را گروه‌بندی کنید، روی شماره‌های ردیف در سمت چپ صفحه گسترده کلیک کنید تا آنها را انتخاب کنید. می توانید چندین ردیف غیر مجاور را با نگه داشتن کلید Ctrl (Cmd در مک) و در حین کلیک روی شماره ردیف ها انتخاب کنید.
2. به تب Data بروید: هنگامی که ردیف ها را انتخاب کردید، به تب Data در نوار اکسل بروید.
3. روی Group کلیک کنید: در گروه Outline در تب Data بر روی دکمه Group کلیک کنید. خواهید دید که اکسل ردیف های انتخاب شده را با هم گروه بندی می کند و یک علامت کوچک منهای (-) در سمت چپ ردیف های گروه بندی شده ظاهر می شود. این دکمه فروپاشی است. با کلیک بر روی آن، ردیف های گروه بندی شده جمع شده و جزئیات پنهان می شوند. اگر می خواهید جزئیات را دوباره ببینید، روی علامت مثبت (+) که هنگام جمع شدن ردیف ها ظاهر می شود، کلیک کنید.

گروه بندی ستون ها

گروه بندی ستون ها بسیار شبیه به گروه بندی ردیف ها است. فرض کنید در حال تجزیه و تحلیل داده های فروش برای مناطق مختلف در طی چندین ماه هستید. ممکن است بخواهید ستون ها را برای هر سه ماهه گروه بندی کنید.

1. ستون ها را انتخاب کنید: برای انتخاب ستون هایی که می خواهید گروه بندی کنید، روی حروف ستون در بالای صفحه کلیک کنید. با نگه داشتن کلید Ctrl (Cmd در مک) می توانید چندین ستون غیر مجاور را انتخاب کنید.
2. از تب Data استفاده کنید: درست مانند سطرها، به تب Data در نوار بروید.
3. روی Group کلیک کنید: در گروه Outline روی دکمه Group کلیک کنید. اکنون ستون‌ها را گروه‌بندی کرده‌اید، و می‌توانید با استفاده از علائم مثبت و منفی که در بالای صفحه‌گسترده ظاهر می‌شوند، آن‌ها را بزرگ یا کوچک کنید.

ایجاد سطوح مختلف گروه بندی

اکسل به شما امکان می دهد چندین سطح گروه بندی ایجاد کنید. این زمانی مفید است که یک مجموعه داده پیچیده با سلسله مراتب چندگانه دارید. به عنوان مثال، در یک گزارش فروش، ممکن است ارقام فروش را بر اساس منطقه (گروه سطح اول) گروه بندی کنید، و در هر منطقه، ارقام فروش را بر اساس دسته بندی محصول (گروه سطح دوم) گروه بندی کنید.

برای ایجاد چندین سطح گروه بندی، ابتدا گروه سطح بالاتر را همانطور که در بالا توضیح داده شد ایجاد کنید. سپس سطرها یا ستون‌ها را در گروه سطح بالاتری که می‌خواهید گروه‌بندی کنید، انتخاب کنید و فرآیند گروه‌بندی را تکرار کنید. متوجه خواهید شد که اکسل یک ساختار تودرتو، با سطوح مختلف دکمه های گسترش و جمع کردن ایجاد می کند.

مزایای استفاده از ویژگی های گروه و طرح کلی

استفاده از این ویژگی ها مزایای متعددی دارد. اولا، صفحه‌گسترده شما را سازمان‌دهی‌تر می‌کند. به جای داشتن یک لیست طولانی و بدون ساختار از داده ها، می توانید آن را در قالبی سلسله مراتبی ارائه دهید که به راحتی قابل درک است.

در مرحله دوم، ناوبری را بهبود می بخشد. با گسترش و جمع کردن گروه ها می توانید به سرعت بین بخش های مختلف داده خود پرش کنید. این به ویژه زمانی مفید است که با صفحات گسترده کار می کنید.

در نهایت، برای ارائه عالی است. می‌توانید با نشان دادن نمای کلی سطح بالا از داده‌های خود شروع کنید و سپس در صورت نیاز جزئیات را بررسی کنید.

نکات و ترفندها

در اینجا چند نکته برای استفاده حداکثری از ویژگی های Group و Outline آورده شده است:

• میانبرهای صفحه کلید: به جای استفاده از نوار، می توانید از میانبرهای صفحه کلید برای گروه بندی و جداسازی ردیف ها یا ستون ها استفاده کنید. در ویندوز، Alt + Shift + پیکان راست را برای گروه بندی و Alt + Shift + فلش چپ را برای حذف گروه فشار دهید. در مک از Option + Shift + Right Arrow و Option + Shift + Left Arrow استفاده کنید.
• خودکار - طرح کلی: اکسل دارای ویژگی Auto - Outline است. اگر داده‌های شما ساختار واضحی با جمع‌های فرعی دارد، می‌توانید از این ویژگی برای ایجاد خودکار گروه‌ها و طرح کلی استفاده کنید. فقط به تب Data بروید و روی Auto - Outline کلیک کنید.
• سفارشی کردن طرح کلی: می توانید ظاهر طرح کلی را سفارشی کنید. به عنوان مثال، می توانید موقعیت نمادهای طرح کلی (علائم مثبت و منفی) یا سطح جزئیات نشان داده شده در هنگام بزرگ شدن طرح کلی را تغییر دهید.

واقعی - برنامه های کاربردی جهان

بیایید به برخی از برنامه های کاربردی در دنیای واقعی ویژگی های Group و Outline نگاه کنیم. اگر شما درساخت قرارداد سازه فولادیصنعت، ممکن است از Excel برای مدیریت هزینه های پروژه استفاده کنید. می‌توانید هزینه‌ها را بر اساس مراحل مختلف پروژه گروه‌بندی کنید و در هر مرحله، هزینه‌ها را براساس دسته‌های هزینه‌های مختلف مانند نیروی کار، مواد و تجهیزات گروه‌بندی کنید. این کار تجزیه و تحلیل پول شما را آسان می کند و در صورت نیاز تنظیمات را انجام می دهد.

به طور مشابه، اگر با آن کار می کنیدتولید کنندگان خرپا فولادی، می توانید از این ویژگی ها برای مدیریت برنامه های تولید استفاده کنید. وظایف تولید را بر اساس خطوط تولید مختلف گروه بندی کنید و در هر خط تولید، وظایف را بر اساس مراحل مختلف تولید گروه بندی کنید.

برایسازه های فلزی سازه سوله های فولادی، از ویژگی های گروه و Outline اکسل می توان برای مدیریت موجودی استفاده کرد. اقلام موجودی را بر اساس انواع مختلف محصولات فولادی گروه بندی کنید و در هر نوع، اقلام را بر اساس اندازه یا درجه گروه بندی کنید.

برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید

اگر علاقه مند به کسب اطلاعات بیشتر در مورد نحوه استفاده حداکثری از اکسل و سایر نرم افزارهای آفیس هستید، یا اگر به دنبال لوازم اداری برای افزایش بهره وری خود هستید، دریغ نکنید که با آنها تماس بگیرید. ما اینجا هستیم تا به شما کمک کنیم فرآیندهای کاری خود را ساده کنید و از ابزارهای خود بیشترین بهره را ببرید. چه مالک یک کسب و کار کوچک یا بخشی از یک شرکت بزرگ باشید، ما محصولات و تخصص لازم را برای رفع نیازهای شما داریم.

مراجع

• راهنما و پشتیبانی اکسل، مایکروسافت
• انجمن های کاربران اکسل