چگونه فهرست مطالب را در ورد به‌روزرسانی کنیم؟

سلام! اگر شما فردی هستید که اغلب با اسناد طولانی در Word سر و کار دارید، می دانید که داشتن فهرست مطالب به روز چقدر ضروری است. به عنوان یک تامین کننده دفتر، من از نزدیک دیدم که چگونه یک فهرست مطالب به خوبی نگهداری شده می تواند تفاوت بزرگی در خوانایی و سازماندهی سند ایجاد کند. بنابراین، بیایید به نحوه به روز رسانی فهرست مطالب در Word بپردازیم.

چرا فهرست مطالب خود را به روز کنید؟

اول از همه، چرا به روز کردن فهرست مطالب زحمت بکشید؟ خوب، همانطور که سند خود را می نویسید و ویرایش می کنید، ممکن است بخش هایی را اضافه کنید، حذف کنید یا دوباره ترتیب دهید. بدون به روز رسانی فهرست مطالب، به سرعت نادرست می شود. این می تواند یک سردرد واقعی برای خوانندگان شما باشد، خواه آنها همکاران، مشتریان یا اساتید باشند. فهرست مطالب فعلی به آنها کمک می کند تا به راحتی در سند شما حرکت کنند و اطلاعات مورد نیاز خود را در یک لحظه پیدا کنند.

مرحله 1: فهرست مطالب را ایجاد کنید

قبل از اینکه بتوانید آن را به روز کنید، در وهله اول باید فهرستی از مطالب داشته باشید. در Word، با اعمال سبک های عنوان در سند خود شروع کنید. می‌توانید این کار را با رفتن به برگه «صفحه اصلی» و انتخاب یک سبک عنوان مانند «هدینگ 1»، «سرفصل 2» و غیره انجام دهید.

پس از اعمال سبک های عنوان، مکان نما را در جایی که می خواهید فهرست مطالب نمایش داده شود، قرار دهید. سپس، به تب "References" رفته و روی "Table of Contents" کلیک کنید. می توانید از بین چند گزینه از پیش تعیین شده انتخاب کنید یا آن را بیشتر سفارشی کنید. Word سند شما را اسکن می کند، سرفصل ها را انتخاب می کند و فهرست مطالب را برای شما ایجاد می کند.

مرحله 2: تغییراتی در سند خود ایجاد کنید

حال، فرض کنید یک بخش جدید به سند خود اضافه کرده اید یا ترتیب برخی از سرفصل ها را تغییر داده اید. شاید متوجه شده باشید که یک بخش خاص باید به بخش‌های فرعی تقسیم شود، یا یک بخش کامل را که دیگر مرتبط نبود، بریده‌اید. اینها انواع تغییراتی هستند که شما را ملزم به به روز رسانی فهرست مطالب می کند.

به عنوان یک تامین کننده دفتر، متوجه شده ام که مردم اغلب این تغییرات را در گرمای فرآیند نوشتن انجام می دهند. و این کاملا طبیعی است! نوشتن یک فرآیند تکراری است و همه چیز در مورد اصلاح ایده های شماست. اما فهرست مطالب را فراموش نکنید.

مرحله 3: فهرست مطالب را به روز کنید

بسیار خوب، پس شما تغییرات خود را در سند ایجاد کرده اید. چگونه فهرست مطالب را به روز می کنید؟ در واقع بسیار ساده است. فقط راست - روی فهرست مطالب کلیک کنید. یک منو خواهید دید که ظاهر می شود و یکی از گزینه ها «به روز رسانی جدول» خواهد بود. روی آن کلیک کنید.

سپس با دو گزینه روبرو خواهید شد: «فقط به‌روزرسانی شماره‌های صفحه» یا «به‌روزرسانی کل جدول». اگر فقط شماره‌های صفحه را تغییر داده‌اید (به‌عنوان مثال، اگر متنی را در وسط یک بخش اضافه کرده‌اید و همه چیز را به پایین صفحه فشار می‌دهد)، «فقط به‌روزرسانی شماره‌های صفحه» را انتخاب کنید. اما اگر عنوان‌ها را اضافه، حذف یا مرتب کرده‌اید، به «به‌روزرسانی کل جدول» بروید. سپس Word دوباره سند شما را مرور می کند، فهرست مطالب را مطابق ساختار جدید تنظیم می کند و voila! شما فهرست مطالب به روز شده ای دارید.

نکات و ترفندها

در اینجا چند نکته برای راحت‌تر کردن روند وجود دارد. اول، مطمئن شوید که با سبک های عنوان خود سازگار هستید. اگر شروع به استفاده از یک سبک سفارشی به جای استاندارد "هدینگ 1" یا "سرفصل 2" کنید، ممکن است Word آن را به درستی برای فهرست مطالب انتخاب نکند.

همچنین، اگر روی یک پروژه تیمی کار می کنید، با همکاران خود در مورد اهمیت استفاده از سبک های سرفصل صحیح ارتباط برقرار کنید. همه باید در یک صفحه باشند (جناسی در نظر گرفته شده!) تا فهرست مطالب دقیق بماند.

به‌عنوان یک تامین‌کننده دفتر، می‌دانم که گاهی اوقات مردم از اینکه فهرست مطالب آنطور که انتظار می‌رود به‌روز نمی‌شوند، ناامید می‌شوند. اگر این اتفاق افتاد، سعی کنید سند را ببندید و دوباره باز کنید. گاهی اوقات، Word فقط به کمی تلنگر نیاز دارد تا حافظه خود را تازه کند.

اهمیت فهرست مطالب خوب در محیط کار

در یک محیط تجاری، فهرست مطالب به خوبی نگهداری شده می تواند در زمان زیادی صرفه جویی کند. هنگامی که گزارش ها یا پیشنهادات خود را با مشتریان یا همکاران به اشتراک می گذارید، آنها می توانند به سرعت به بخش هایی که برایشان مهم است بپرند. ظاهری حرفه ای به اسناد شما می دهد و نشان می دهد که به جزئیات توجه می کنید.

برای مثال، اگر در حال ارائه گزارش پروژه به رئیس خود هستید، داشتن فهرست مطالب به روز می تواند به ارزیابی سریع پیشرفت، خطرات و مراحل بعدی کمک کند. این مانند یک نقشه راه برای سند شماست که خواننده را به طور موثر در اطلاعات راهنمایی می کند.

منابع مرتبط

اگر به برخی موضوعات مرتبط علاقه دارید، در اینجا چند پیوند وجود دارد که ممکن است مفید باشد. بررسی کنیدسازه های فلزی سازه سوله های فولادیوتولید کنندگان خرپا فولادی. همچنین، برای اطلاعات بیشتر در مورد سیستم های مرتبط با ساختمان،سیستم های اسکلت فلزییک منبع عالی است

برای نیازهای اداری خود با ما تماس بگیرید

اگر در بازار لوازم اداری هستید، ما اینجا هستیم تا به شما کمک کنیم. چه به آخرین نسخه Word یا سایر نرم افزارهای اداری، لوازم التحریر یا مبلمان نیاز داشته باشید، ما شما را تحت پوشش قرار می دهیم. ما اهمیت داشتن ابزار مناسب برای ایجاد اسناد حرفه ای و سازمان یافته را درک می کنیم. بنابراین، اگر علاقه مند به بحث در مورد نیازهای تامین دفتر خود هستید، با خیال راحت تماس بگیرید. ما همیشه خوشحالیم که گپ داشته باشیم و به شما کمک کنیم تا بهترین راه حل ها را برای محل کار خود پیدا کنید.

مراجع

• مستندات راهنمای Microsoft Word
• انجمن ها و انجمن های آنلاین مختلف که در آن کاربران Word تجربیات و نکات خود را به اشتراک می گذارند.